Utilizada grandemente en las áreas de administración del tiempo y para resolver problemas de calidad o de producción en el sector industrial; si se le da el enfoque correcto, podría convertirse en la herramienta más importante para convertir tu negocio en uno cada vez más eficiente en el uso de sus recursos, en especial el flujo de efectivo.
El principio dice que el 20% de cualquier cosa producirá el 80% de los efectos, mientras que el 80% restante sólo cuenta para el 20% de los efectos; o también, el 80% de los resultados totales se originan en el 20% de los elementos. En base a este principio, la toma de decisiones se hace con ese 20%, de tal manera que la inversión de recursos, como el de capital humano y tiempo, sea para resolver ese porcentaje de elementos, con la expectativa que el resultante de las acciones que se efectúen afecte grandemente.
El uso del Principio de Pareto en tu negocio, debe formar parte de un Plan de Mejora Continua en la empresa; es decir, debe formar parte de las actividades normales y como herramienta central en la toma de decisiones, análisis y mejoras.
Tuve la oportunidad de utilizar la herramienta con un cliente donde el control y disminución de costos toma un papel importante dado la naturaleza de su negocio. Debido al techo que se tiene en los ingresos, el “negocio” del negocio consiste en obtener utilidades gracias a la optimización de costos y no por incremento al precio de venta o a las unidades vendidas.
El trabajo consistió primeramente en rediseñar la administración de la información financiera de la empresa. Comenzamos con diseñar y alimentar bases de datos con las cuentas de egresos, de manera mensual. El primer paso es importante, ya que si no se reorganiza la forma como se alimenta la información, será complicado que se pueda convertir en un proceso de uso periódico en la compañía.
El segundo paso es separar las cuentas de egresos que conforman los costos directos y por otro lado los indirectos (gastos administrativos). Debido a la naturaleza del negocio, decidimos enfocarnos por los costos indirectos, ya que todos se generan centralmente y se pensaba en su momento serían más fácil de controlar.
Se forman por tanto, ordenando de mayor a menor, las cuentas. Se calcula el total de los egresos y se obtiene el porcentaje que cada cuenta aporta en el total de los gastos.
Se seleccionan las cuentas, de mayor a menor, que al sumarse sus porcentajes den 80%. Se dará cuenta que la regla del 80/20 aplica en estos casos.
El siguiente paso inicia con utilizar diversas herramientas (Como el Ciclo de Deming o Diagramas de Ishikawa), para analizar las cuentas y asignarles a distintas personas la tarea de encontrar maneras para disminuir el gasto para el siguiente periodo.
Aquí entra la disciplina por parte del empresario en darle seguimiento a implementación de las acciones que se recomienden para hacer la mejora. Si se adquiere el habito, al siguiente periodo del análisis, y teniendo implementadas las acciones, se notará un cambio en la nueva lista de las cuentas ordenadas de los costos, y obviamente una disminución en el total. Aquí es donde entra el hábito de mantener un proceso de calidad, que ayude a tener un ambiente de mejora continua en el negocio.
Mi cliente descubrió tres cuentas que absorbían mas del 80% de los gastos, estas eran gastos de mantenimiento del vehículo de transporte de personal, teléfono fijo (llamadas a celular) y teléfonos celulares.
Las acciones que se tomaron fueron primeramente decidir cambiar el vehículo, arrendando uno nuevo; contratar un plan que cubriera las necesidades reales de telefonía fija e internet y contratar una línea de celular fija con un plan de acuerdo al uso promedio y el uso de telefonía celular con radios para la comunicación entre los supervisores, el empresario y los administrativos.
El arrendamiento del nuevo vehículo ofrece un ahorro de 90,000 anuales de gastos de mantenimiento más ahorros por la contratación de servicios de transporte externos en los momentos que quedaba fuera de servicio el vehículo original. Adicionalmente se deduce el arrendamiento, por lo que existen beneficios fiscales muy atractivos. La contratación de un paquete de telefonía fija, la línea fija de celular y el cambio a radios, dieron ahorros por 60,000 pesos anuales.
Siendo que se atacaron los elementos que afectan al 80% de los resultados, al siguiente periodo que se ejecutaron el total de las acciones de mejora, se notó una disminución notable en los gastos indirectos. Es decir, que la dedicación de esfuerzos a atacar al 20% de los elementos en lugar de todas las cuentas, se obtiene aun un efecto muy importante en el resultado final.
El entusiasmo que le generó a mi cliente por los resultados obtenidos, lo animó ahora en el análisis de los costos directos, como una manera de encontrar maneras de obtener una ventaja competitiva en la estructura de costos.
Lo más importante que mi cliente aprendió en ese proceso, es el trabajar en crear un clima de mejora continua en la compañía, y de ahí, utilizar herramientas muy sencillas que ayuden a encontrar mejoras, y los mejor aun, es la participación activa de los integrantes de la empresa en la solución de problemas.

0 comentarios:

Publicar un comentario

Copyright 2010 Sergio Otero Flores
Lunax Free Premium Blogger™ template by Introblogger